看板模板和标识源文件要登记谁取用、用于何处

看板模板和标识源文件一旦随便拷贝，车间里会同时出现两个版本。发出之前要能回答三件事：谁拿走、用于哪一个位置、用的是哪一版。回答不了，文件管理员不发出。

按用途决定给源文件还是给打印件

源文件只给需要改模板的人，并限期交回。班组日常填数字，使用已发布的打印模板，不打开源文件。外发制作时发出锁定版本，写明允许使用的位置和数量。供应商做过上一单，不因此自动拥有下一单的文件。外发链接写上失效日期，过期后不能再下载。

一周核对一次未交回的文件

登记表有日期、文件名、版本、取用人、用途、预计交回或安装完成日。超期未交回，先停止该文件继续外发，再确认拷贝是否还在个人电脑或供应商处。口头说还在电脑里不算交回。交回是指文件回到指定库，个人副本删除或标明作废。修改人交回时写明改了哪些格子，管理员核对后再发布。内部文印只接受管理员给出的当前版。

• 没有版本号的文件不发出
• 外发前写明允许制作的点和数量
• 源文件修改后升版，旧版标记停用
• 新供应商只获得本单文件

抽一块看板核对发出记录

任意抽一块现场看板，都能在登记表里找到版本、取用人和安装位置。版本与库中当前版不一致，先停用现场这份，再追查发出记录。抽查时连同供应商的完工照片一起看，照片上的版本号要和登记表一致。个人电脑、网盘和供应商邮箱里的副本，在交回记录上逐项勾销，缺一项就不算交回完成。参观用的导出页用完后删除，不留在桌面文件夹里继续转发。登记表按月归档，便于查到以往每一次外发。版本栏缺失的看板，现场先覆盖停用，再补登记。

取用和交回要留下记录时，按工厂标准化的版本管理方式登记。