现场照片要记下时间、地点、用途和能否外发

现场照片如果只存在手机相册里，几个月后没人说得清它拍的是哪个工位、能不能给客户看。拟留用的照片要有四项说明：时间、地点、用途、能否外发。缺一项，不进入对外材料，也不进入文化墙或介绍页。

四项都写在同一条记录里

时间写到日期，必要时写班次。地点写区域和设备或点位编号，不写“车间里”。用途写明是改善证据、安装确认、内部培训还是对外介绍。能否外发写能或不能，不能的写原因。拍摄人署名。四项分开存在聊天记录和相册里，不算已记录。

用途变了就重新登记

一张为安装确认拍摄的照片，后来要放进对外介绍，按对外介绍重新确认能否外发，并另记一行用途。不沿用安装确认时的“可以留档”。外发从“不能”改为“能”，要有负责人签字。文件夹按用途分开，外发文件夹里只有标记为能外发的成片。

• 每张留用照片有时间、地点、用途、能否外发
• 缺一项不进入对外材料
• 用途改变时重新登记
• 外发文件夹只放已允许的成片

抽查相册和材料

从最新的介绍材料里抽三张照片，都能在记录里找到四项，并且地点今天仍然说得通。找不到记录，照片从材料里撤下。相册里大量没有说明的照片，不批量导入资料库，只在有人补全四项后逐张进入。

记录表与照片文件同名，改文件名就改表。外发审批人看的是成片，不是拍摄人的口头说明。不能外发的原因写具体，例如含有客户标签或未发布工装，不写“敏感”。资料库每月清理没有四项说明的新文件，清出去的不删除原拍摄，但不得进入对外目录。介绍材料改版时，重新核对所引用照片的用途栏。

现场照片的说明和用途需要可追溯时，按工厂标准化的记录方式保存这四项。