中英日文件如何避免版本不一致

境内工厂的现场文件有时要同时出现中文、英文和日文，供不同班组、客户人员或设备方阅读。问题通常不是翻译得完不完整，而是三种语言各自改过、各自保存，最后不知道墙上应以哪一版为准。版本不一致时，同一个人看中文、另一个人看日文，可能得出不同的操作或行走判断。

多语言材料应当成一套文件管理，而不是三种可以分别“先用着”的稿件。

先定哪种语言是核对底稿

发布前指定一种语言作为核对底稿，并写明原因。底稿通常是现场实际执行所依据的那一种，由对应的工艺、安全或区域负责人确认。另外两种语言对照底稿翻译，不各自增加底稿里没有的要求。

示例：作业限制以中文工艺文件为准时，英文和日文只表达同一条限制。若日文稿由设备方另行改写并增加了步骤，必须先回到中文底稿确认是否采纳，不能直接做上墙。底稿尚未批准时，另外两种语言也不进入制作。

三种语言同时改才算改完

任何一处文字、箭头、名称或禁止事项变化，都要在三种语言上留下同一次变更。只改中文、打算以后再补英文，这段时间就不能称为三种语言一致。若现场暂时只安装已核对的一种语言，要在记录里写明另外两种未发布，避免空格被人用旧牌填上。

变更单写清版次、改了哪一条、三种语言是否都已更新、谁对照了底稿。翻译人员不能代替内容负责人批准技术含义。内容负责人也不应在不看另外两种语言的情况下，假定翻译没有改意思。

审核人要看同一版次

审核时使用带同一版次号的成套文件。把中文第三版和日文第二版放在同一封邮件里传阅，审核人很难发现自己看的不是一套。文件名中写明语言和版次，例如同一编号下的中文、英文、日文，不使用“最终”“最新”“修改”作为唯一区分。

核对时重点看名称、数字、方向、否定词和责任岗位。这些地方最容易在翻译中被漏掉或说反。发现不一致时，整套退回修改，不在制作文件上单独改一种语言。

现场只出现已发布的一套

安装时按发布版次领用。仓库里的旧牌要与新牌分开，并标明停用，防止检修时把旧的英文牌装回新的中文牌旁边。现场发现某一语言脱落，更换时仍使用同一版次，不临时手写一种语言补上。

控制版次时保留这些做法：

• 指定一种语言为核对底稿并写明内容负责人
• 变更必须同时反映在中文、英文和日文上
• 审核和制作使用同一版次号
• 未发布的语言留空并记录，不用旧牌填补

三种语言是一套内容的三种写法。只要有一种还是上一版，这一套就还没有准备好。

多语言文件的版次管理，可纳入工厂标准化体系。