现场项目资料室怎么建

现场项目的资料室要让后来的人找到现在有效的文件。名称可以是实体房间，也可以是受控的电子目录。关键是只有一个当前位置、历史版本仍在但标成被替代、现场照片能回到点位。聊天记录可以保留为线索，不能作为唯一存放处。

按问题和版本建目录

目录按决定来组织，而不是按每个人的邮箱。至少分开有效文件、被替代文件、现场证据和未关闭事项。每份有效文件有版本和日期。新版本放入时，旧版本移出有效区，不删除。证据文件名包含点位编号和日期。

示例：找三号门当前文字时，应只打开有效文件中的一个版本。如果该层还有两份都未标明哪份有效，资料室就还没有建成。

资料堆在一起仍然找不到

• 按供应商或日期堆放，同一点位的决定分散在各处。
• 谁最后上传谁就是有效版。
• 照片在个人手机里，目录只有文字。
• 总部和工厂各维护一套，没有说明哪套为准。

怎样算资料室可用

一名没有参加项目的人员，在约定位置能找到某个点位的当前内容、最近一次现场照片和尚未关闭的问题。被替代版本不会被误下载去加工。上传权限和命名规则有人维护。两地如果都有副本，写明哪一处是主档。

试一次检索：只给编号，不给提示。规定时间内找不到有效版本，就继续整理，不宣布资料室已经建立。项目结束后目录仍保留给维护人员，不随项目组解散而关闭。

资料室里每份文件只保留一个在用版本。历史版本移到停用夹，文件名仍保留编号，避免有人从旧邮件重新取出。

项目资料室若要按现场方法建立，见目视化管理。